PEMBAHASAN
A. Pengertian
arsip
Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan).
Arsip yang
dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam
suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan
organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntutan jaman dan keadaan, maka
demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh
organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam
organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam
penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai
guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan
cepat dan tepat jika dibutuhkan. Dalam
pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan. Pekerjaan
atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen
kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup
arsip (life cycle of archive).
Manajemen
kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip
dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan,
pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan
pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan
jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan
kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif
dan efisien.
Meskipun
manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual,
namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual
menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan
sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara
manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi
atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen
kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang
muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen
kearsipan akan dapat diminimalisir.
B. SIKLUS HIDUP ARSIP MANUAL[1]
Penjelasan gambar :
1. Penciptaan
Yang termasuk dalam
tahap ini adalah pengembangan dan penyusunan form baru bagi organisasi, seperti
form buat pengaduan pelanggan dan form pemesanan barang.
2. Pemanfaatan
sebuah dokumen
Tahap ini merupakan
tahap implementasi dari aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya,
yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval maupun pendistribusian arsip
kepada pihak yang berkepentingan , termasuk bagian pergerakan dokumen yang
sangat mempengaruhi kualitas informasi yang didukungnya
3. Penyimpanan
Bagaimana sebuah
dokumen setelah pemanfaatan oleh organisasi. Untuk meningkatkan efisiensi dan
kenyamanan bagi pengguna, dokumen harus disimpan pada ruangan yang mudah
diakses dan digunakan oleh pengguna.
4. Retrieval
Tahap ini menitik
beratkan pada lokasi dokumen atau arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila
tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.
5. Disposisi
Tahap ini merupakan
pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk
menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen yang dirasa memenuhi asas cukup untuk
dimusnakan.
Ada tiga system
penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu:
1. System
sentralisasi
Manfaat penggunaan
system sentralisasi antara lain:
a. Mencegah
duplikasi
b. Layanan
yang lebih baik
c. Adanya
keseragaman
d. Menghemat
waktu
e. Menghemat
ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
f. Jasa
kepada bagian lain
g. Memungkinkan
pengamanan yang lebih padu
h. Adanya
keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen
i.
Pelayanan dokumen di
bawah satu atap
Kerugian
system sentralisasi antara lain:
a. Kesulitan
fisik
b. Kebocoran
informasi
c. Berbagai
bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
d. Adanya
ketakutan akan hilangnya dokumen
e. Pemakai
tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan
2. System
desentralisasi
Manfaat penggunanan
system ini:
a. Dekat
dengan pemakai
b. System
ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian
disimpan di bagian yang bersangkutan
c. Menghemat
waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas
Kerugian
penggunaan system ini:
a. Pengawasan
system ini sulit dilakukan
b. Banyak
duplikasi atas dokumen yang sama
c. Layanan
yang diterima kurang memuaskan
d. Mengalami
kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan
dengan dua bagian atau lebih.
e. Tidak
ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan
3. System
kombinasi
Keuntungan system ini:
a. Adanya
system penyimpanan dan temu balik yang seragam
b. Menekan
seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang
c. Menekan
duplikasi dokumen
d. Memungkinkan
pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik
e. Memudahkan
control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan
Kerugian
system ini:
a. Karena
dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan
sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud
b. Kurang
luwesnya karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada
c. Masalah
yang berasal dari system sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke system
kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolahannya dilakukan
secara cermat dan tepat.
D.
Penyimpanan
arsip[3]
Menyimpan arsip
berarti melakuakn seleksi untuk menetapkan jenis arsip mana yang layak untuk
disimpan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tujuan setiap system penyimpanan
yang dirancang adalah pengorganisasian informasi sedemikian rupa sehingga
setiap pengguna akan memperoleh jawaban setiap kali memerlukannya
1.
Menyatakan Jangka
Simpan
Pertama,
jangka simpan ditentukan secara pasti/eksak. Misalnya arsip personal jangka
simpannya 30 tahun. Dengan cara ini masalah yang mungkin akan timbul adalah
dapat terjadi berkas yang seharusnya sudah dapat disingkirkan, karena misalnya
pegawai yang bersangkutan meninggal atau keluar sebelum masa kerjanya terpenuhi
selama 30 tahun. Hal ini dapat diatasi dengan melakukan penyiangan (weeding)
untuk menyingkirkan berkas-berkas yang tidak perlu lagi.
Kedua, dilakukan dengan
menyatakan jenis tindakan sesuai dengan kepentingan berkas yang bersangkutan
bagi pengguna. Cara kedua ini merupakan solusi untuk kelemahan cara pertama.
Misalnya berkas pasien: retensinya 6 tahun setelah pengobatan terakhir.
Maksudnya berkas pasien ditahan selama 6 tahun setelah pasien berhenti berobat
(berhenti karena meninggal atau sudah sembuh).
2. Penetapan
jangka pinjam (retensi)
Hal lain yang perlu mendapatkan
perhatian ialah, apakah jangka simpan ditetapkan secara keseluruhan untuk arsip
dinamis. Dengan perkataan lain tanpa membedakan antara inaktif dan aktif.
Ataukah dibedakan antara kedua tipe arsip dinamis tersebut (aktif dan inaktif).
Keduanya dapat dilakukan tetapi masing-masing memiliki keuntungan dan
kerugiannya. Apabila jangka simpan ditetapkan untuk seluruh arsip dinamis akan
mudah diterapkan untuk organisasi kecil dengan volume arsip kecil pula. Umumnya
untuk organisasi kecil system penyimpanannya sentralisasi (aktif dan inaktif
disimpan secara terpusat pada satu unit kerja. Untuk melakukan penyiangan
terhadap arsip-arsipnya mudah dilakukan. Dalam arti akan mudah untuk menetapkan
apakah berkas yang bersangkutan telah layak dipindahkan atau disisihkan karena
telah mencapai masa inaktifnya. Organisasi kecil umumnya volume arsipnya
sedikit, dan pembagian organisasinya sangat sederhana.
Langkah yang
dapat ditempuh untuk menghindari terjadinya akumulasi arsip dengan jumlah besar
dan yang tidak bernilai guna dapat dilakukan dengan berbagai cara:
1. Mengurangi
jumlah salinan yang berlebihan
2. Menyingkirkan
bahan – bahan publikasi yang tidak bermanfaat
3. Memanfaatkan
peralatan yang lebih efisien
4. Menjawab
surat dengan cepat tanpa menunda (penghematan waktu untuk pemberkasannya)
Arsip
atau dokumen kertas yang dikelola secara manual dapat diklasifikasikan menjadi
5 jenis yaitu:[4]
|
Jenis
dokumen
|
System
penyimpanan yang sering digunakan
|
|
1. Korespodensi
(termasuk surat, memorandum, telegram, laporan, dan dokumen lain)
|
Lazim
menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain
|
|
2. Dokumen
transaksi (formulir dan korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi)
|
Susunan
alfabetis atau numeric berdasarkan nama atau pengenal numeric, misalnya nomor
surat atau tagihan. Sering kali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak
dikelompokkan berdasarkan folder bekas
|
|
3. Dokumen
proyek (korespondensi, nota dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu
, seperti pengembangan produk maupun pelaksanaan kegiatan proyek)
|
Biasanya
disimpan menurut nama proyek atau nomor, sering kali dibagi lebih lanjut
menurut subjek dan klasifikasi
|
|
4. Berkas
kasus (klaim, tuntutan hokum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen
personalia lainnya) yang lazim merujuk pada personil atau property tertentu
|
Biasanya
menurut namaatau nama kelompok, atau diindeks menurut nomor berkas
|
|
5. Berkas
khas (peta dan gambar rekayasa, pita atau tapes, foto sinar x, foto, gambar,
kliping dan berkas rujukan tercetak lainnya
|
Biasanya
nomor indeks abjad
|
a.
Pola
klasifikasi arsip
Pola klasifikasi arsip[5]
disusun atas dasar fungsi organisasi dan kegiatan organisasi. Setiap organisasi
untuk melaksanakan fungsi pokoknya terlibat dalam 2 macam pokok kegiatan yaitu:
1. kegiatan substansif
Yaitu
kegiatan pokok organisasi yang bersifat operasional
2. Fasilitatif
Yaitu:
kegiatan yang bersifat penunjang yang selalu ada dan berlaku pada setiap
organisasi apapun bentuknya.
Untuk penyusunan klasifikasi setiap
organisasi harus melakukan inventarisasi untuk mengumpulkan fungsi yang diemban
oleh organisasi yang bersangkutan. Syarat penyusunan klasifikasi yang baik
harus memenuhi beberapa criteria yaitu:
1. Antara
masalah yang satu dengan yang lainnya saling berhubungan dan saling memiliki
keterkaitan yang logis
2. Klasifikasi
yang baik akan mencerminkan luas lingkup serta proses tahap – tahap pengurusan
transaksi atau kegiatandan yang benar – benar ada dalam organisasi yang
bersangkutan
3. Masalah
– masalah dalam klasifikasi disususn secara berjenjang
b.
Kode
klasifikasi
Kode klasifikasi
arsip adalah alat untuk memastikan dan mengenali berbagai masalah dari masalah
primer sampai tersier. Untuk pembuatan kode dua unsure pokok yang diperhatikan,
yakni huruf dan angka. Masing – masing dapat berdiri sendiri atau digabungkan
dalam penggunaanya. Dalam penggunaan masing – masing unsure harus dikaji secara
seksama sehingga kode benar-benar efektif dalam penggunaanya. Penggunaan huruf
saja kurang efektif, disamping karena huruf sangat terbatas juga agak sukar
menggunakannya. Penggunaan kode abjad ini hanya efektif diterapkan pada arsip
dengan kode hurup yang kecil. Sedangkan angka akan lebih baik menggunakan angka
arab bukan angka romawi. Angka romawi tidak mudah diingat dan sukar
menggunakannya. Jika menggunakan angka akan lebih mudah dimengerti dan
digunakan jika tidak lebih dari delapan karakter. Jika lebih dari delapan
karakter akan dapat menyebabkan kesalahan dalam penulisan pada dokumen atau
salah baca. Kurang dari 8 karakter akan lebih baik dan cukup luwes. Banyak
orang yang beranggapan bahwa penggunaan kode dengan gabungan abjad dan angka
lebih baik karena sedikit menimbulkan kesalahan didalam penyimpanannya.
E. Criteria pemilihan peralatan[6]
Ada beberapa hal
yang patut dipertimbangkan dalam pemilihan perlengkapan penyimpanan, antara lain:
a. Jenis
dokumen yang akan disimpan.
b. Kecepatan
pemanfaatan yang diperlukan
c. Kebutuhan
ruangan
d. Pertimbangan
keamanan
e. Biaya
peralatan
f. Biaya
operasional penyimpanan
g. Jumlah
pemakai yang mengakses dokumen secara teratur
F. Factor
yang perlu dipertimbangkan
Ada beberapa
factor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyimpanan dokumen di
kantor, antara lain:
a.
Kesetaraan peralatan.
b.
Efisiensi
c.
Kualitas
d.
Ekonomi
G. Peralatan
penyimpanan
Peralatan
penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis. Peralatan
penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga
pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.
Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari:
a.
Spindle file
b.
Vertical filing cabinet
c.
Open-self file
d.
Lateral files
e.
Unit box lateral file
f.
Card file
g.
Microrecord file
h.
File media lainnya
seperti disket, CD, DVD maupun kertas
H. Perencanaan
ruangan
Salah satu
factor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan adalah
kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan disimpan pada ruang tersebut. Hal
ini perlu diperhatikan, terutama pada ruang kantor yang sudah tua. Walaupun
pada gedung baru hal tersebut juga harus diperhatikan. Sebaiknya runag
penyimpanan harus ditempatkan pada lantai bawah, sehingga beban lantai akan
diminimalisir. Kalau beban lantai berlebihan, dapat diperkirakan tembok maupun
gedung kantor akan retak. Dengan
memperhatikan hal tersebut, dalam pemilihan peralatan penyimpanan akan
didapatkan alternative yang mampu menyimpan jumlah dokumen yang direncanakan
dengan bobot total lebih sedikit, sehingga beban lantai akan berkurang.
I. Pemusnahan
arsip
Sesuai dengan
pasal 7 Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979 pemusnahan arsip dapat dilakukan
oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan, terdapat arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaan, dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan,
sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instasi masing-masing.
Perlu pula diperhatikan pelaksanaan pemusnahan kearsipan harus melalui tahap
yang telah ditentukan, supaya lebih objektif dalam penilaian arsip dan selalu
dibuatkan Daftar Pertelaan arsip yang akan dimusnakan,serta Berita Acara
Pemusnahan
Menurut basuki,
ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif yaitu:
1.
Pencacahan
Metode
ini dilakukan dengan cara memotong kertas menjadi potongan – potongan kecil.
Alat yang sering digunakan dalam pencacahan yaitu shredden, disintegrator, dan
gergaji.
2. Pembakaran
3. Pemusnahan
kimiawi
4. Pembuburan
Beberapa
pertimbangan yang harus diperhatikan dalam memilih metode pemusnahan yaitu:[7]
a.
Jumlah volume dokumen
inaktif yang akan dimusnakan
b.
Jenis dan ukuran
dokumen inaktif yang akan dimusnakan
c.
Persentase dokumen
inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnakan
d.
Peraturan pemerintah
mengenai standar lingkungan berkaitan dengan pemusnahan dokumen inaktif
e.
Penyedia jasa layanan
pemusnahan dokumen yang dapat dipertimbangkan dengan biaya pemusnahan yang
dilakukan secara mandiri
f.
Nilai jual dari dokumen
inaktif yang akan dimusnakan apabila bukan merupakan dokumen rahasia
J. Berita
acara Pemusnahan
Berita acara
pemusnahan memuat deskripsi dokumen inaktif yang dimusnakan, tempat dan tangga
pemusnahan, serta metode pemusnahan yang digunakan. Surat perintah pemusnahan
biasanya disertakan dalam berita acara.
K. Pemindahan
ke depo arsip
Dokumen inaktif
yang tidak dimusnakan akan diserahkan ke depo arsip dan namanya berubah menjadi
arsip statis. Sebelum dipindahkan, dokumen tersebut harus dicatat dulu pada
daftar dokumen inaktif yang dipindahkan berdasarkan berkas. Yang dicatat ialah
organisasi yang memindahkan, judul berkas, tanggal bulan dan tahunnya, bentuk
fisik dokumen, dan volume dalam meter kubik. Seperti biasanya, pemindahan
dokumen tersebut dilakukan dengan cara membuat berita acara pemindahan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar